Menciptakan SDM dengan Keunggulan Bersaing

            Strategi sumber daya manusia dapat menjadi keunggulan bagi suatu perusahaan di dalam mempertahankan segmen pelanggannya dan untuk merebut segmen pasar yang baru. Strategi ini dapat dilaksanakan apabila dapat memanfaatkan batasan-batasan yang ada di dalam pengembangan, antara lain dengan strategi produk, strategi proses, strategi perbedaan individu, strategi layout, strategi lokasi, dan penjadwalan kerja. Semua strategi ini akan sangat tergantung pada strategi rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia.

            Sumber daya manusia biasanya mencakup keseluruhan bidang manajemen personalia, dan juga merupakan salah satu input yang terpenting dalam kegiatan operasional dalam suatu organisasi, demikian pula pada organisasi bisnis baik yang bergerak di sektor yang menghasilkan barang maupun jasa. Terlebih pada sektor jasa, dimana kepuasan konsumen ditentukan oleh pelayanan yang diberikan perusahaan melalui tenaga kerja yang menjadi operatornya. Oleh karena itu keberhasilan operasional akan ditentukan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.

Tujuan Strategi Sumber Daya Manusia

            Tujuan dari strategi sumber daya manusia ini antara lain untuk menopang keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan, baik yang bergerak di bidang produksi barang maupun jasa, organisasi bisnis ataupun organisasi non bisnis.

Suatu organisasi baik bisnis maupun non bisnis tidak akan dapat beroperasi tanpa adanya faktor sumber daya manusia. Oleh karena itu diperlukan suatu strategi yang berkaitan dengan sumber daya manusia, sehingga dapat menentukan bakat dan keahlian yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional yang tersedia dalam organisasi. Dibutuhkan cara dalam pengelolaan dan perancangan tenaga kerja yang tepat guna, sehingga orang-orang tersebut (tenaga kerja) bias efektif dan efisien.

Agar Tenaga kerja/sumber daya manusia tersebut menjadi efektif dan efisien, maka yang pertama tenaga kerja itu harus :

  1. Dimanfaatkan secara efisien dalam lingkup operasional yang ada.
  2. Memiliki mutu kehidupan kerja yang baik dalam suasana yang saling terkait dan saling percaya.

Ada berbagai batasan yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan mengenai sumber daya manusia, diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Untuk menjawab pertanyaan apa? maka berkaitan dengan keputusan strategi produk yaitu keahlian dan bakat yang dibutuhkan, bahan yang dibutuhkan dan masalah keamanan kerja.
  2. Untuk mejawab pertanyaan kapan? maka berkaitan dengan keputusan strategi penjadwalan.
  3. Untuk menjawab pertanyaan dimana? maka berkaitan dengan keputusan strategi lokasi yaitu mempertimbangkan berbagai varibel yang dipertimbangkan dalam memilih lokasi seperti kondisi iklim maupun suhu udara, pencahayaan maupun kualitas udara.
  4. Untuk menjawab pertanyaan mengenai prosedur? Maka berkaitan dengan keputusan strategi proses yaitu mempertimbangkan teknologi, mesin maupun keamanan.
  5. Untuk menjawab pertanyaan mengenai siapa? Maka berkaitan dengan masalah perbedaan individu dari kemampuan fisik maupun mental serta intelektual.
  6. Untuk menjawab pertanyaan mengenai bagaimana? Maka berkaitan dengan keputusan strategi layout (tata letak) sesuai dengan pilihan organisasi perusahaan.

Dengan mempertimbangkan batasan-batasan tersebut diatas, maka akan dapat dibuat tiga keputusan dalam strategi sumber daya manusia, yaitu :

  1. Perencanaan Tenaga Kerja
  2. Desain Pekerjaan
  3. Standar Tenaga Kerja    

   

1. PERENCANAAN TENAGA KERJA

 Peranan Tenaga Kerja

Peranan tenaga kerja sangat menentukan di dalam menjalankan proses konversi, sehingga diperlukan perencanaan sumber daya manusia yang baik dan akurat. Perencanaan sumber daya manusia dibuat untuk dapat mengatasi masalah-masalah yang menyangkut antara lain kebijakan-kebijakan kestabilan tenaga kerja.

Kestabilan tenaga kerja berkaitan dengan jumlah karyawan yang dipertahankan oleh sebuah institusi atau organisasi perusahaan.

)  Kebijakan Untuk Menjaga Stabilitas Karyawan

Stabilitas kerja karyawan sangat perlu dijaga, karena akan menentukan kelangsungan operasional organisasi/perusahaan. Apabila tingkat berhenti dan masuknya karyawan tinggi, kemungkinan kontinuitas proses konversi dapat terganggu, disertai makin tinggi biaya untuk rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan-karyawan baru. Mengantisipasi stabilitas karyawan, sangat perlu diketahui kebutuhan tenaga dan memperhitungkan;

  1. Pembayaran tenaga kerja
  2. Asuransi tenaga kerja
  3. Besarnya premi upah yang merupakan ukuran bagi tenaga kerja dapat meningkatkan kinerja yang merupakan variable cost.

Ada dua kebijakan dasar mengenai kestabilan tenaga kerja yaitu :

  1. Mengikuti permintaan dengan tepat, maka biaya tenaga kerja diperlakukan sebagai biaya variabel. Akan tetapi memiliki konsekuensi timbulnya biaya lainnya diantaranya biaya penarikan dan pemberhentian karyawan, biaya asuransi pengangguran, upah tinggi karena pekerjaan yang tidak stabil (karyawan tidak tetap).
  2. Menjaga jumlah karyawan secara konstan, maka biaya tenaga kerja diperlakukan sebagai biaya tetap (biaya rutin) dengan konsekuensi mungkin tidak dapat memanfaatkan secara penuh pada saat permintaan rendah.

)  Penjadwalan Kerja (Work Schedulling)   

            Di Indonesia dan USA jam kerja lima hari kerja terdiri dari delapan jam per hari. Sama dengan USA (five 8- hours days), artinya stndar waktu kerja delapan jam per hari, termasuk satu jam untuk beristirahat merupakan waktu jam kerja minimal yang berlaku secara umum di Indonesia atau USA. Secara manajemen sumber daya manusia, penjadwalan kerja terdapat beberapa pendekatan berikut ini.

  • Flextime (waktu bebas) merupakan sistem kerja dengan penentuan batas waktu bagi karyawan untuk menyelesaikan tugasnya. Pendapat lain  mengatakan flexitime yaitu sisitem yang membolehkan karyawan dengan batasan tertentu dapat menentukan jadwal mereka masing-masing kapan mulai kapan selesai dan terbukti kepuasan kerja meningkat.
  • Flexible workweek (bekerja fleksibel dalam seminggu), yaitu sebuah jadwal kerja yang berbeda dari jadwal normal misalnya 10 jam kerja per hari selama 4 hari kerja per minggu, atau penerapan shift kerja. Artinya, penjadwalan kerja yang diberlakukan fleksibel, apakah pada hari tertentu karyawan dapat bekerja di bawah standar waktu delapan jam kerja per hari, tetapi harus dikompensasi dengan hari-hari lain untuk memenuhi kumulatif hari kerja karyawan di dalam seminggu
  • Part-time status (Bekerja sesuai kesepakatan), maksudnya adalah memperpendek jam kerja dengan mengubah status karyawan menjadi part time status.

Jika karyawan di dalam seminggu hanya dapat bekerja di bawah jam kerja normal, misalnya hanya dapat bekerja 30 atau 32 jam perminggu, dapat dikatakan bahwa karyawan tersebut bekerja paroh waktu (part-time).

)  Peraturan Kerja dan Klasifikasi Kerja

            Membuat klasifikasi tugas yang fleksibel dengan prinsip bagaimana dapat mempersembahkan produk kepada pelanggan secara cepat dan memuaskan, agar menjadi keunggulan dalam melakukan persaingan terhadap kompetitor.     

Banyak organisasi yang mengklasifikasikan kerja dan membuat peraturan kerja yang tegas sehingga akan membatasi karyawan dalam bekerja dan mengurangi fleksibilitas fungsi operasi. Sebagian tugas manajer operasi adalah memperhatikan hal-hal demikian sehingga dapat mengelolanya dengan baik, kartena semakin besar fleksibilitas perusahaan dalam mempekerjakan serta menentukan jadwal kerja maka perusahaan semakin efisien dan cepat tanggap.

Kondisi tersebut berlaku terutama pada sektor jasa dimana transfer pelayanan dari perusahaan kepada konsumen memerlukan peran besar dari sumber daya manusia. Oleh karena itu dengan membangun moral dan memenuhi persayaratan karyawan maka operasi akan lebih mudah jika manajer mengklasifikasikan kerja dan peraturan kerja yang menghalangi menjadi lebih sedikit.

Apabila strategi ini dilaksanakan dalam rangka pencapaian keunggulan bersaing dengan respon cepat  pada konsumen, maka tenaga kerja fleksibel merupakan suatu prasyarat.

Kemampuan Kebijakan penstafan yang berhubungan dengan :

2. DESAIN PEKERJAAN atau DESAIN PENUGASAN

            Desain pekerjaan atau desain penugasan merupakan sebuah pendekatan yang menentukan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seorang atau sekelompok karyawan. Desain pekerjaan atau desain penugasan dapat diartikan juga sebagai suatu pendekatan tugas secara spesifik, yang ditetapkan menjadi suatu uraian tugas (deskripsi) di antara pekerja dengan kelompok atau organisasi.

 a.    Spesialiasi Tenaga Kerja 

Spesialisasi tenaga kerja merupakan pembagian tugas secara khusus atau special, yang dapat dilakukan dengan mengembangkan keterampilan karyawan, mengurangi kerugian waktu sebagai akibat keengganan karyawan untuk melakukan peralihan tugas, serta pelatihan untuk menggunakan peralatan secara special atau khusus.

 b.    Pengembangan Tugas/Pekerjaan

Pengembangan tugas karyawan dilakukan untuk dapat mengantisipasi perubahan permintaan atas produk atau jasa dari pelanggan. Perubahan permintaan konsumen dapat menjadi perubahan secara total sebagai sistem konversi, sehingga akan mengubah dan mengembangkan tugas karyawan yang ada di dalam sistem konversi, antara lain dengan cara memperluas tugas karyawan (job enlargement), melakukan mutasi tugas karyawan (job rotation), memperkaya tugas karyawan (job enrichment), disertai dengan pemberdayaan karyawan (employee empowerment).

  • Memperluas tugas (job enlargement) merupakan penambahan jenis tugas yang bertujuan selain mengurangi sifat tugas yang monoton sehingga karyawan menjadi jenuh, tujuan lainnya untuk menambah keterampilan karyawan (dexterity).
  • Perputaran tugas (job rotation) merupakan system pengembangan karyawan dengan melakukan mutasi atau rotasi tugas, sehingga setiap tugas yang ada dalam kelompok kerja dapat dikuasai, apabila suatu kurun waktu kemudian hari ada promosi bagi karyawan tersebut tidak akan ragu-ragu lagi untuk mengatasi persoalan yang dihadapinya.
  • Pengayaan tugas (job enrichment) merupakan memperkaya tugas karyawan dengan cara tertentu di dalam tugas yang sama. Tujuannya adalah meningkatlan kepuasan kerja dan rasa percaya diri bagi karyawan, serta dapat menciptakan efisiensi bagi perusahaan, artinya apabila tugas-tugas yang ada dapat diselesaikan karyawan tersebut maka tidak diperlukan penambahan karyawan untuk melakukannya.
  • Pemberdayaan pekerja (employee empowerment), merupakan proses pendelegasian wewenang bagi karyawan dari atasan (manajer atau supervisor) untuk mempersiapkan kerjanya. Pemberdayaan karyawan merupakan fungsi atasan, seperti supervise dan pengarahan, serta motivasi bagi karyawan.
  • Kepercayaan diri di dalam kelompok (self- directed teams) merupakan proses pemberdayaan karyawan untuk dapat bekerja sama di dalam kelompok, di dalam kesatuan target.

3. Faktor Psikologis Dalam Desain Tugas

Karakteristik tugas mempunyai komponen psikologis :

  1. Kemampuan yang bervariasi (skill variety), sehingga pekerja harus disesuaikan dengan karakter kemampuan dan bakat karyawan,
  2. Pengenalan tugas (job identity),
  3. Signifikansi tugas (job significance),
  4. Memberi kebebasan dalam kreasi tugas (autonomy),
  5. Umpan balik (feed back), dan
  6. Evaluasi performa secara periodik untuk mengetahui kemajuan dan kinerja karyawan, baik untuk kepentingan karyawan maupun untuk kepentingan organisasi.

Kepercayaan Diri di Dalam Kelompok Kerja (self-Directed Teams)

Merupakan proses pemberdayaan karyawan untuk dapat bekerja sama di dalam kelompok, di dalam kesatuan target.

Keuntungan dari penerapan spesialisasi dalam pekerjaan:

  1. Memungkinkan diperolehnya produktifitas yang tinggi karena setiap pekerja hanya menangani suatu tugas yang spesifik.
  2. Biaya produksi per unit menjadi lebih rendah karena meningkatnya produktivitas.
  3. Berkurangnya waktu yang terbuang karena pekerja tidak perlu berganti tugas dan peralatan yang dipakai.
  4. Rendahnya investasi karena setiap pekerja menggunakan alat secukupnya dengan tugasnya.

 Motivasi dan Sistem Insentif

            Di samping komponen psikologis, yang perlu diperhatikan di dalam pengembangan karyawan adalah faktor psikologis lainnya, seperti kepuasan kerja karyawan dan motivasi kerja perlu dipelajari, agar dapat memaksimalkan produktivitas karyawan. Faktor-faktor tersebut antara lain bonus, pembagian laba, dan keuntungan organisasi perusahaan, serta dasar dari penetapan insentif.

  • Bonus (Reward), merupakan system imbalan uang, dan biasanya diberikan secara tunai atau deposito yang diberikan kepada karyawan di dalam organisasi.
  • Pembagian Laba (Profit Sharing), merupakan system yang mengatur bagian dari laba perusahaan yang dibagikan kepada karyawan. Biasanya dikaitkan dengan pencapaian target yang ditetapkan organisasi.
  • Pembagian keuntungan (Gain Sharing), dapat sebagai pemberian keuntungan sesudah dilakukan laporan tahunan perusahaan, di mana karyawan diberi bagian dari keuntungan, di samping keuntungan bagi para pemilik saham (owner’s).
  • Sistem Insentif (Incentive System), merupakan sistem yang diketahui oleh karyawan bahwa dengan peningkatan produktivitas individu maupun kelompok akan memperoleh sejumlah insentif berdasarkan sistem insentif yang ada.  
  • Penetapan Sistem Kompensasi (Based Pay System), merupakan dasar bagi karyawan untuk mengetahui porsi kompensasi (pembayaran) yang akan diterimanya apabila karyawan di dalam melakukan tugas disertai kemampuan dan pengetahuan yang baik menyelesaikan tugasnya.

Faktor-faktor diatas dapat menjadi pendorong untuk menciptakan kepuasan dan motivasi kerja karyawan. Makin tinggi insentif yang diperoleh karyawan, akan makin tinggi kepuasan dan motivasi kerja karyawan. Kondisi tingkat kepuasan dan motivasi kerja karyawan yang tinggi akan menjadi suatu keunggulan bagi organisasi untuk bersaing. Dengan keunggulan ini, sumber daya manusia perusahaan akan dapat mengikuti perubahan dan perkembangan pasar, sesuai dengan permintaan konsumen atau pelanggan.

 Metode Analisis dan Studi Kerja

            Di dalam menjalankan tugas karyawan, apakah pelaksanaan tugas dapat menciptakan produktivitas kerja atau tidak, maka perlu diadakan analisis dan studi kerja untuk mengetahui setiap permasalahan yang ada di dalam pelaksanaan tugas karyawan, di samping untuk pengembangan prosedur dan keamanan kerja, juga untuk meningkatkan kualitas kerja karyawan. Langkah-langkah untuk itu dapat dilakukan dengan membuat diagram alir kerja (flow diagrams), kartu prosedur kerja (process chart), kartu aktivitas (activity chart), kartu operasional (operation chart).

  • Diagram Alir Kerja (Flow Diagrams), menggunakan gambar-gambar untuk menganalisis pergerakan manusia dan bahan atau material. Sehingga dapat di desain alir kerja yang paling efisien dan paling aman.
  • Kartu Prosedur Kerja (Process Chart), merupakan grafik yang menguraikan kegiatan dan sinkronisasinya pada setiap langkah prosedur kerja, sehingga akan dapat dianalisis setiap langkah-langkah tersebut apakah sudah dapat menghasilkan efisiensi dan kualitas kerja.
  • Kartu Aktivitas (Activity Chart), yang berisi alur kegiatan beserta peralatan yang dipergunakan, disertai kombinasi pemakaian mesin dan peralatan dari operator atau karyawan.
  • Kartu Operasional (Operation Chart), yang menggambarkan bagian-bagian kegiatan, yang digambarkan apa yang dilakukan tangan kiri dan kanan.

 Dengan menganalisis gambaran, grafik dari setiap kegiatan ini akan dapat dilakukan pengembangan dan perbaikan tugas lebih meningkat dan berkualitas.

Visualisasi Tempat Kerja

            Visualisasi tempat kerja merupakan langkah yang paling baik untuk melakukan monitoring karyawan di tempat kerja, sekaligus untuk manganalisis situasi di tempat kerja apakah sudah memadai atau masih dapat lebih ditingkatkan. Tujuannya untuk meningkatkan komunikasi antar karyawan atau karyawan dengan atasannya, dan karyawan dengan peralatan yang ada. Visualisasi di tempat kerja dilakukan umpamanya di dalam penggunaan peralatan operasional, gambaran tingkat persdiaan, gambaran cek-time untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, gambaran informasi kebutuhan persediaan setiap hari, gambaran monitor peralatan dan mesin yang memerlukan bantuan karyawan, serta gambar prosedur kerja operasional yang secara spesifik di tempat kerja.

Standar Tenaga Kerja (Labor Standards)

            Standar tenaga kerja digunakan untuk tujuan:

  1. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam pekerjaan karyawan, serta pemanfaatan fasilitas operasional.
  2. Untuk membuat forcasting, perencanaan, dan pengawasan.

Kedua tujuan standar tenaga kerja tersebut merupakan dasar untuk membuat keputusan operasional.

Pengukuran Kerja (Work Measurement)

            Pengukuran kerja merupakan penentuan tingkat dan kuantitas karyawan yang langsung terlibat di dalam system konversi. Pertama-tama di tentukan standar waktu kerja karyawan berdasarkan data kemampuan rata-rata kerja karyawan yang pada umumnya dilakukan dengan cara mengadakan sampel pengamatan. Sampel tersebut terdiri dari sejumlah karyawan dengan tingkat keterampilan yang berbeda, kemudian tingkat output yang diperoleh masing-masing diukur. Dari hasil pengukuran itu diperoleh rata-rata kemampuan kerja mereka.

            Menetapkan standar waktu karyawan (labor standar) dapat dilakukan melalui teknik pengukuran kerja dengan beberapa macam pendekatan.

1. Pendekatan dengan Mengabaikan Formalitas

Pada usaha jasa, pada umumnya bersifat padat karya, standar karyawan diukur dengan teknik ini, dengan demikian, gaji atau upah tidak di dasarkan atas efektivitas kerja.

 2. Pendekatan Data Historis

Teknik ini menganggap bahwa apa yang sudah dilaksanakan adalah normal. Jadi standar karyawan di tetapkan berdasarkan data pelaksanaan yang sudah dilakukan.

 3. Pendekatan Waktu Langsung

Pada umumnya teknik ini disebut studi waktu atau stopwatch, dan alat yang digunakan adalah stopwatch.

 4. Pendekatan Sampel Kerja

Teknik ini dapat menggunakan metode Tippet yang diperkenalkan tahun 1934, di mana Morrow merupakan orang pertama yang menggunakan metode ini di Inggris dan menyebutnya “rasio penundaan”. Sejak 1952, metode tersebut berkembang pesat, khususnya di Amerika dan negara-negara industri maju yang ada sekarang.

Dasar-dasar teknik ini menggunakan metode statistik dalam menentukan proporsi dan besaran sampel. Langkah penggunaan teknik adalah :

  1. Menentukan kegiatan yang bisa digolongkan sebagai kaitan bekerja dan tidak bekerja terhadap objek studi (karyawan, mesin, atau kedua-duanya);
  2. Menentukan lama waktu pengamatan terhadap satu unsur objek studi (umumnya yang tergolong kepada kegiatan bekerja);
  3. Menghitung proporsi satu unsur objek studi tersebut terhadap jumlah pengamatan

Penetapan tujuan dari strategi sumber daya manusia dan pengukuran kerja adalah manajemen tenaga kerja dengan mendesain tugas setiap orang secara efektif dan efisien di dalam pemanfaatannya. Fokus dari strategi sumber daya manusia adalah;

  • Memanfaatkan secara efisien, dengan semua keterbatasannya untuk keputusan manajemen operasional
  • Memiliki kualitas kehidupan yang dapat diterima akal, untuk menciptakan suatu iklim untuk membuat komitmen atas dasar saling mempercayai.

 Pengalaman Masa Lalu (Work Sampling)

            Standar pekerja dapat diestimasi berdasarkan apa yang telah terjadi di masa lalu yaitu berapa jam kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Cara ini memiliki kelebihan karena relatif murah dan mudah didapatkan. Standar seperti ini lazimnya didapatkan datanya dari kartu waktu atau dari data produksi. Akan tetapi kelemahannya adalah tidak objektif dan tidak dapat diketahui keakuratannya apakah kecepatan kerjanya layak atau tidak, dan apakah kejadian yang tidak biasa sudah diperhitungkan atau belum. Oleh karena itu penggunaan teknik ini tidak dianjurkan, maka tiga cara yang lain adalah yang dianjurkan.

 

Sumber : Manajemen Operasional (Dra. Tita Deitiana.,MM)

               Operations Management (Dr. Manahan P. Tampubolon.,MM)